In deze blog post leg ik uit hoe je in plaats van de gewone mail-inzending, je Gravity Forms inzendingen kan opslaan in een Office 365 SharePoint lijst.
Here’s an English translation of this post in PDF: Gravity Forms to SharePoint blog post translation
Omdat het een vrij uitgebreide tutorial is, heb ik hem onderverdeeld in 5 delen; mede omdat je buiten WordPress ook wel wat werk hebt.
- Voorbereiding Gravity Forms (formulier maken en webhook add-on)
- SharePoint (lijst aanmaken)
- Flow aanmaken, instellen en testen
- Webhook instellen in Gravity Forms
- Flow verder afwerken
1. Voorbereiding Gravity Forms
We beginnen bij Gravity Forms waar we uiteraard een formulier aanmaken met alle velden die naar onze SharePoint-lijst moeten verzonden worden.
Voor deze demo kies ik voor een eenvoudig formulier maar in principe zijn alle velden gewoon ondersteund:
Je kan na het opslaan van het formulier ook al de “Webhooks add-on” installeren en activeren (let wel: deze add-on is enkel beschikbaar voor Gravity Forms Elite licenties.)
2. Aanmaken SharePoint-lijst
Vervolgens springen we naar Office 365 om op een SharePoint-site (een nieuwe of bestaande uiteraard) een aangepaste SharePoint-lijst te maken. Tip hier is om op de lijst geen enkel veld als verplicht in te stellen; dat helpt later bij het maken van de Flow.
Hier zie je de test-lijst die ik heb aangemaakt met dezelfde velden als op het formulier:
3. De Flow aanmaken <– die doet “de magie”
Meld indien nodig terug aan bij Office 365 en klik door naar Flow. Maak een nieuwe Flow aan en stel als trigger in “When a HTTP request is received”:
Als action gaan we vanzelfsprekend kiezen om een item aan te maken in een SharePoint-lijst:
Kies bij de actie je SharePoint-site uit de keuzelijst en vervolgens de lijst die we eerder aanmaakten. Als je vervolgens op “Save” klikt, gaat de link tevoorschijn komen die we in de WebHook add-on van Gravity Forms moeten ingeven (kopieer de link uiteraard):
Tip: deel de link die gegenereerd wordt best niet of op deze manier kunnen entries van je formulier “gekaapt” worden door anderen.
4. De webhook instellen in Gravity Forms
Nu we de link hebben gekregen uit Flow, kunnen we deze gaan invoeren in Gravity Forms. Het resultaat is dat Gravity Forms niet enkel de gewone, ingestelde meldingen zal uitvoeren maar ook dat alle gegevens naar Flow gestuurd worden ter verwerking.
De link die je uit Power Automate (voorheen Flow dus) krijgt, bevat %2F karakters. Die moet je vervangen door / en anders krijg je een foutmelding als je de link wil plakken bij de webhooks.
Ga dus terug naar de instellingen van je formulier dat je eerder aanmaakte en maak een webhook aan:
De instellingen voor de webhook zijn heel eenvoudig. Geef de webhook een duidelijke naam en plak de link uit Flow in het veld van de webhook. Alle overige instellingen mogen op de standaard-instellingen blijven staan (vergeet niet op te slaan):
5. Flow verder afwerken; JSON-gegevens invoeren en velden SharePoint invullen
We keren terug naar Flow. Nu moeten we een kleine truc uitvoeren om de gegevens van het formulier te laten herkennen in Flow. De velden die van ons formulier komen moeten immers ingevuld worden in de juiste velden van de SharePoint-lijst.
We gaan hiervoor de Flow een testrun laten uitvoeren. Hierbij vullen we ons formulier effectief in en klikken we op de knop om het te versturen. De gegevens worden op die manier naar Flow gestuurd en kunnen we met een handige ingebouwde functie in Flow de gegevens bruikbaar maken.
In Flow verschijnen automagisch de gegevens die van ons Gravity Forms formulier, via de weblink, naar Flow gestuurd warden.
Deze hebben we nodig om de Flow verder in te stellen:
Deze gegevens gebruiken we nu om aan Flow te vertellen hoe de gegevens van ons formulier zijn opgebouwd. Ga terug naar het bewerk-venster van de Flow. Bij de trigger “When a HTTP request is received” kan je klikken op “Use sample payload to generate schema”. In de pop-up plak je de eerder gekopieerde gegevens uit stap 10:
We gaan verder met het bepalen welk veld van ons formulier, in welk veld van onze SharePoint-lijst moet gaan. De velden zijn herkenbaar aan hun ID dat ze ook in Gravity Forms hebben gekregen tijdens het ontwerpen van ons formulier (bv. 1.3 en 1.6 voor respectievelijk voornaam en naam, 2 voor onderwerp en 3 voor bericht). Via de optie “dynamic content” kan je in de actie “Create item” de formuliervelden in de bijhorende SharePoint-kolom plaatsen:
In principe is na het opslaan onze setup compleet nu. Vul nu het formulier in en kijk in de SharePoint-lijst of de gegevens allemaal netjes op hun plaats gezet worden:
Zo, dat is het einde van een uit de kluiten gewassen blog post. Inmiddels zou je dus moeten kunnen instellen om Gravity Forms naar Office 365 te verzenden.
Heb je hier toch nog vragen over of lukt er ergens iets niet? Neem gerust contact met me op!